Mitä sinulle tulee ensimmäisenä mieleen sanasta arviointiraportti? A4-kokoinen paperinivaska, 100 sivua tekstiä, muutama kuvio, lopussa vakuuttava lista lähteitä?

Raportointi tarkoittaa mm. tiedonantoa ja selontekoa jostain asiasta. Raportin voi toteuttaa monella tavalla. Yleensä on paperijulkaisu, mutta asia voidaan raportoida myös mm. luentona, posterina (= juliste, jossa teksti- ja kuva-aineistoa), esitteenä, Power Point -esityksenä tai koulutustilaisuutena. Raportoinnin voi toteuttaa myös verkkosivustona.

Tärkeintä on, että vastaanottaja löytää oleellisen tiedon. Valitset sitten minkä tahansa raportoinnin tavan suosi havainnollisia kuvia, diagrammeja ym. visuaalisia elementtejä.

Pohdi raportin rakenne tarkkaan

Jos päädyt perinteiseen raporttiin pohdi sen rakenne tarkkaan. Usein ei ole tarpeen käyttää tieteellisen tutkimuksen perinteestä nousevaa - usein raskaslukuista - raportoinnin tapaa, jossa aluksi kuvataan taustat, menetelmät jne. ja vasta lopussa päädytään tuloksiin.

Tiivistelmä arvioinnin tuloksista hyvä tapa aloittaa

Rakenteen voi kääntää myös toisin päin: Ensimmäinen sivu käytetään tiivistelmään. Kiireinen lukija saa sen lukemalla avainkohdat selville. Muutamalla seuraavalla sivulla kerrotaan ytimekkäästi arvioinnin tuloksista lukijalle, joka haluaa hieman perusteellisemman kuvan asiasta.

Loput sivut sisältävät dokumentoinnin siitä, miten arviointi suoritettiin, eli miten aineisto kerättiin, käsiteltiin jne. Rakenne mahdollistaa sen, että oleellinen löytyy helposti.

Pohdi kenelle tärkeätä tietää hankkeestasi

Rahoittaja saattaa odottaa hankkeestasi tietynlaista raporttia. Organisaatiossasi voi olla tapana tehdä raportit tietyllä tavalla. Kenelle muille on tärkeä kertoa asiasta? Yhteistyökumppaneille? Asiakkaille? Kannattaa pohtia rohkeasti läpi ne tahot, joille asiasta tehdään selkoa, ja sen jälkeen miettiä, mikä tapa on tarkoituksenmukaisin millekin ryhmälle.

Voi olla, että perinteinen raportti lähteineen ym. on järkevä valinta. Mieti kuitenkin, voisiko sen pohjalta esimerkiksi tehdä ytimekkään esitteen? Muutamat napakat lauseet saattaisivat kertoa enemmän kuin tuhannet koukeroiset.