Ohjeet on tarkoitettu projektin tai hankkeen seurannan ja arvioinnin suunnitteluun. Jos olet arvioimassa jatkuvaa toimintaa, rajaa ensin ajanjakso, jolloin toimintaa seuraat. Sen jälkeen sinun on helpompi hyödyntää ohjetta.

Seuranta ja arviointi saadaan linkittymään toimintaan kiinteästi vain, jos niiden mukanaolo sisällytetään koko hankkeen suunnitteluun. Tasapaino varmistetaan tarkastelemalla laadun osatekijöitä suhteessa toisiinsa. Tämä on syytä tehdä sekä suunnitteluvaiheessa että toiminnan aikana.

Huolehdi, että työn painopiste ei vinoudu

On mahdollista että suunnitelma on tasapainoinen, mutta jossain vaiheessa työ vinoutuu. Kun hanke (tai jatkuvan toiminnan tarkastelujakso) päättyy, on aika tarkastella saavutettuja tuloksia. Niitä peilataan suhteessa alkutilanteeseen: onko tapahtunut muutosta.

Tärkeintä on, että päätökset tehdään pohditusti ja että joka tapauksessa huolehditaan minimivaatimuksista: seurannan ja arvioinnin kokoaikaisuudesta, tasapainon varmistamisesta sekä tulosten suhteuttamisesta alkutilanteeseen.

Arvioinnin vaiheet

1. vaihe: Arviointi suunnitteluvaiheessa

Arviointiin tulisi ensimmäisen kerran keskittyä jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Jos se jäi tekemättä silloin ja hankkeesi on jo käynnissä, niin aloita silti tästä.

• Kuvaa laadun osatekijät selkeästi. Kiinnitä erityisesti huomiota realistisuuteen.
• "Kierrä laatutähteä" eli tarkista, ettei mikään osatekijä ole ristiriidassa muihin nähden.
• Nimeä eri osatekijöiden suhteet: valitse ne, jotka ovat toiminnan kannalta keskeiset ja kuvaa niiden riippuvuus toisistaan.

Esimerkki:

Jos eettinen periaate on yhteisöllisyys, ei koulutus voi rakentua autoritäärisesti.

Esimerkki

Toiminnan kannalta keskeisiksi osatekijöiksi nimetään resurssit ja niiden suhde toteutusprosesseihin. Kuvaa, miten mahdollinen muutos resursseissa vaikuttaisi toteutusprosesseihin ja miten tähän asiaan voidaan varautua.

TAI

Keskeisiksi osatekijöiksi nimetään tietoperusta ja tavoite. Kuvaa, miten tietoperusta on vaikuttanut tavoitteenasetteluun ja kirjaa ylös, mitä pitää muistaa toiminnan edetessä.

• Mieti, miten toiminnan etenemistä aiotaan seurata = havainnoida ja dokumentoida?
• Tee suunnitelma siitä, milloin näiden asioiden äärelle pysähdytään työn lomassa. Pidetäänkö esim. viikko- tai kuukausipalavereita? Mitkä asiat niissä käsitellään? Otetaanko käyttöön esim. kysymyslista, projektipäiväkirjat tai joku muu väline?
• Pohdi raportointia: Jos aiot julkaista satasivuisen raportin, kannattaa tekstejä kirjoitella pitkin matkaa. Jos haluat kertoa kuvilla, kirjaa työsuunnitelmaasi kuvien ottaminen. Jos haluat tallentaa käytyjä keskusteluja, suunnittele nyt niiden talteenotto ym. Tarkastele projektisuunnitelmaa ja erityisesti tavoitteita sekä hankkeen laajempia päämääriä. Antaako itsearviointi riittävän tiedon tuloksista? Tarvitaanko ulkoista arviointia?

2. vaihe: Arviointi toiminnan aikana

Pidä kiinni seurantasuunnitelmastasi!

Pidä kiinni sovituista arviointipalavereista! "Kierrä laatutähteä" säännöllisesti eli tarkastele laadun tasapainoa seurannassa kertyneen aineiston avulla. Jos mukana on ulkoinen arviointi, pidä huolta että keräät sovittua aineistoa tms. ja että pysyt ajan tasalla ulkoisen arvioinnin etenemisestä.

3. vaihe: Arviointi toiminnan päättyessä

Käy läpi projektisuunnitelma. Käy läpi dokumentaatio työstä ja arviointipalavereissa kertynyt aineisto.

Vastaa seuraaviin kysymyksiin:

Toteutuiko suunnitelma? Jos muutoksin niin miksi niitä tehtiin? Jos ei toteutunut niin miksi ei?

• Mikä on tavoite?
• Saavutettiinko tavoiite?
• Miten se saavutettiin?
• Jäikö jotain saavuttamatta?
• Saavutettiinko jotain muuta?
• Oliko tavoitteenasettelu oikeanlainen?
• Mikä oli tavoitteiden takana oleva suurempi päämäärä? Kyettiinkö edistämään päämäärän toteutumista?

Kuvaa saavutetut tulokset ja tuotokset - myös ei-toivotut. Erityisen tärkeää on kuvata havainnot, joita voidaan hyödyntää jatkossa.

Esimerkkejä tulosten ja tuotosten kirjaamisesta

• Projektin aikana järjestettiin X koulutustilaisuutta. Osallistujamäärä oli yhteensä X henkilöä.
• Koulutuksen keskeinen sisältö, mahdollinen palaute
• Projektin tuloksena on koulutettu X vertaisryhmävetäjää, uusia ryhmiä on käynnistynyt X kappaletta.
• Lisäksi projektin tuloksena organisaation tietämys ja osaaminen x asiaan liittyen on kasvanut (perustelut)
• Koulutuksiin liittyen tuotettiin markkinointiesite, jossa kerrottiin projektin tavoitteista ja mainostettiin koulutuksia.
• Esitettä painettiin X kappaletta ja sitä levitettiin…
• Koulutuksen palautekyselystä kävi ilmi, että kukaan osallistujista ei ollut kuullut tilaisuudesta esitteen kautta. Päätettiin jatkossa harkita tarkoin vastaavanlaisten esitteiden painamisen järkevyyttä.