Uuden koodiston valmistelu

Uudella koodistolla tarkoitetaan koodistoa, joka ei ole ollut aiemmin kansallisessa koodistopalvelinjakelussa. Kunkin koodiston kehittämisvaiheesta riippuu, mitkä osat käytännön valmisteluprosessista koskevat sen esittelijöitä.

Koodistoehdotuksen käsittely ja koodiston valmistelu esiteltäväksi

Organisaatio tai toimija, joka tarvitsee uutta kansallista koodistoa, tekee perustellun, kirjallisen ehdotuksen koodistopalvelun johtoryhmälle. Koodistopalvelun johtoryhmä käsittelee ehdotuksen koodistojen tarvekriteerien perusteella.

Koodistojen tarvekriteerit

  • Koodiston käyttötarkoitus suhteessa kansallisen koodistopalvelun tehtävään ja muihin käyttöalueisiin
  • Olemassa olevat aihealueen koodistot ja uuden koodiston yhteistoiminnallisuus
  • Koodiston käyttöönoton ja ylläpidon kansallisten kustannusvaikutusten kohtuullisuus suhteessa tarpeeseen.

Jos johtoryhmä toteaa koodiston kansallisten tarvekriteerien täyttyvän, koodiston valmistelulle perustetaan kehittämishanke. Rahoituspohja ja henkilöstöresurssit tulee olla selvitettyinä ennen hankkeen perustamista. Selvityksen laatii koodiston esittelijätaho, mutta koodistopalvelutiimi voi antaa tähän tarvittaessa asiantuntijatukea.

Valmisteluohje koodistopalvelun johtoryhmän käsittelyyn

Koodiston esittelijän tulee ottaa huomioon että koodistopalvelun ensisijaisena tehtävänä on tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen asiakastietojärjestelmän edellyttämät koodistot.

Yhteydenotto THL:n koodistopalveluun

Koodiston esittelijätahon tulee ottaa yhteyttä koodistopalvelun johtoryhmän sihteeriin viimeistään kuukautta ennen johtoryhmän seuraavaa kokousta.

Esittelymuistion laatiminen

Esittelijätaho laatii koodistopalvelun johtoryhmälle kirjallisen esittelymuistion viimeistään 10 työpäivää ennen johtoryhmän kokousta. Jos kyse on koodistoehdotuksesta, tulee muistion olla allekirjoitettu mikäli esittelijä ei itse pääse paikalle esittelemään asiaa.

Jos kyseessä on koodistoehdotus, tulee esittelymuistiosta ilmetä:

  • koodiston käyttötarkoitus suhteessa kansallisen koodistopalvelun tehtävään ja muihin käyttöalueisiin
  • olemassaolevat aihealueen koodistot
  • yhteensopivuus muiden koodistojen kanssa

Jos kyseessä on uusi koodisto, tulee esittelymuistiosta ilmetä:

  • Itse koodisto (voi olla esitettynä esim. kirjajulkaisuna)
  • koodiston kehittämisen kuvaus (mikä taho, ketkä ovat kehittäneet)
  • koodiston selkeä käyttötarkoitus suhteessa koodistopalvelun tehtävään
  • koodiston suhde muihin käytössä oleviin, saman käyttötarkoituksen omaaviin koodistoihin
  • tiedot kansallisesta yhteisymmärryksestä koodiston käytössä (esimerkiksi tiedot käydystä lausuntokierroksesta)
  • esittelijätahon yhteyshenkilö
  • ehdotus koodiston ylläpitämiseksi ja jatkokehittämiseksi, koodiston ylläpitotaho ja ehdotus asiantuntijaryhmäksi (vähintään kaksi henkilöä) sekä rahoitusmalli

Kun kyseessä on uusi koodisto, muistiosta tulee aina lähettää allekirjoitettu versio THL:ään arkistointia varten. Allekirjoituksella varmistetaan esittelijän sitoutuminen esittelemäänsä koodisto/luokitussisältöön sekä siihen että esittelijän antamat tiedot esimerkiksi julkaisuoikeuden haltijasta on varmistettu.

Mahdollisuus osallistua koodistopalvelun johtoryhmän kokoukseen

Koodiston esittelijätaholle tarjotaan mahdollisuus osallistua koodistopalvelun johtoryhmän kokouksen asiakohtaan, jossa koodistoa käsitellään. Tästä sovitaan etukäteen johtoryhmän sihteerin kanssa.

Esittelijän läsnäolo mahdollistaa johtoryhmän kysymyksiin vastaamisen ja saattaa siten nopeuttaa asian käsittelyä hyväksymismenettelyssä. Esittelijällä on lisäksi mahdollisuus esittää johtoryhmälle tarkentavia kysymyksiä esille tulleista asioista.  Johtoryhmän kokouksesta toimitetaan yhteyshenkilölle pöytäkirjanote.

Valmistellun koodiston käsittely koodistopalvelun johtoryhmässä ja asiantuntijaryhmän asettaminen

Koodiston valmistelijataho tai omistaja- /hallinnoijataho esittelee koodistoehdotuksen koodistopalvelun johtoryhmälle. Omistaja- tai hallinnoijataholla tarkoitetaan joko itse organisaatiota tai esimerkiksi pitkäkestoista, kansallista hanketta.

Esittely tapahtuu johtoryhmälle etukäteen toimitetun kirjallisen muistion pohjalta. Johtoryhmälle varataan aina mahdollisuus perehtyä aineistoon ennen asian käsittelyä johtoryhmässä.

Johtoryhmä arvioi koodiston julkaisukelpoisuutta yleisellä tasolla. Tällä tarkoitetaan ryhmän keskittymistä pääsääntöisesti yksityiskohtia laajempiin kysymyksiin, jotka koskevat koodiston kansallista tarveperustaa, kehittämismenetelmiä, käytettävyyttä, koodiston ylläpidon ja jatkokehittämisen organisointia, suhdetta muihin sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisiin koodistoihin sekä kansallista yhteisymmärrystä koodiston kansallisesta merkityksestä ja käyttötavoista.

Johtoryhmällä on mahdollisuus palauttaa koodisto takaisin valmisteluvaiheeseen, mikäli se toteaa, että julkaisuedellytyksiä ei ole.

Koodistoehdotuksen palauttamisesta uudelleen valmisteluun toimitetaan koodiston esittelijätahon nimeämälle yhteyshenkilölle pöytäkirjanote, joka sisältää tiedon siitä, millaista jatkovalmistelua koodistopalvelun johtoryhmä edellyttää valmistelijoilta. Valmistelijataho tuottaa johtoryhmän edellyttämät muutokset tai lisäselvitykset ja tuo asian uudelleen johtoryhmän käsiteltäväksi.

Mikäli johtoryhmä hyväksyy koodiston vietäväksi koodistopalvelinjakeluun, koodistolle tulee viimeistään tässä vaiheessa asettaa asiantuntijaryhmä, joka vastaa koodiston sisällön ylläpitämisestä ja jatkokehittämisestä.

Koodistolla tulee olla omistaja- tai hallinnoijataho. Omistaja- tai hallinnoijatahon kanssa käytävissä sopimusneuvotteluissa sovitaan asiantuntijaryhmän asettajasta, joka voi sopimuksesta riippuen olla joko taho itse tai THL.

Koodiston omistaja- tai hallinnoijataholla tulee olla koodiston julkaisuoikeus, jonka se sopimuksella antaa THL:lle koodistopalvelussa julkaisemista varten.

Hyväksytyn koodiston valmistelu julkaisuun

Hyväksynnän jälkeen aloitetaan koodiston tekninen valmistelu koodistopalvelinmuotoon. Esittelijätaho huolehtii koodistopalvelutiimin tuella teknisestä valmistelutyöstä, ellei ole sovittu, että THL:n koodistopalvelutiimi tekee valmistelutyön. Siinäkin tapauksessa esittelijän pitää omasta puolesta hyväksyä koodistonsa koodistopalvelumuoto ennen kuin se menee esittelyyn. Näin pyritään varmistamaan että esittelijätaho ja koodistopalvelutiimi ovat ymmärtäneet luokitusrakenteen samalla tavalla.

Koodistopalvelun julkaisutoimikunta

Kun koodisto on saatettu koodistopalvelumuotoon, se tuodaan THL:n sisäisen koodistopalvelun julkaisutoimikunnan (laaturyhmän) käsittelyyn. Julkaisutoimikunnan tehtävänä on varmistaa koodiston koodistopalvelumuodon julkaisukelpoisuus. Julkaisukelpoisuudella tarkoitetaan sitä, että kun koodisto viedään koodistopalvelimelta käyttäjien tietojärjestelmiin, se on teknisesti toimiva ja käyttäjille ymmärrettävä.

Koodiston ylläpitoryhmä toimittaa koodiston Excel-muodossa koodistopalvelun julkaisutoimikunnalle. Koodistossa tulee olla koodistopalvelun johtoryhmän mahdollisesti edellyttämät muutokset. Mikäli koodisto on saatavilla myös muussa kuin Excel-formaatissa, esimerkiksi kirjajulkaisuna tai Word-dokumenttina, ne toimitetaan myös julkisutoimikunnalle.

Mikäli laaturyhmä havaitsee koodistorakenteissa puutteita, sillä on oikeus palauttaa koodisto esittelijätaholle tekniseen valmisteluun. THL antaa tässä yhteydessä ohjeistuksen viimeistelyyn, jotta laaturyhmän havaitsemat ongelmat saadaan korjatuksi.

Yhteydenotot

Excel-pohjat koodiston laatimiseen:

Jari Lehtonen
atk-suunnittelija
Sähköposti: etunimi.sukunimi@thl.fi

Excel-pohjien toimittamisosoite:

koodistopalvelu[at]thl.fi.

Viranomaispäätöksen tekeminen

Koodiston hyväksymisprosessin viimeisenä vaiheena on viranomaispäätöksen tekeminen. THL:n koodistopalvelutoiminnasta vastaavan yksikön päällikkö esittelee osastojohtajalle laaturyhmässä hyväksytyn ehdotuksen julkaisemisen koodistopalvelimella. Osastojohtajan päätöksen jälkeen esittelyn dokumentit diarioidaan ja arkistoidaan ja koodisto on valmis julkaistavaksi kansallisella koodistopalvelimella.

Koodiston julkaiseminen koodistopalvelimella

Saatuaan tiedon julkaisuluvasta, THL:stä ladataa hyväksytty koodisto koodistopalvelimelle ja tarkastetaan, että koodisto on latauksessa säilynyt muuttumattomana.

Sopiminen julkaisuoikeudesta ja ylläpidosta

Ellei kyseessä ole THL:n oma tai niin sanottu public domain -koodisto, THL laatii sopimuksen koodiston omistaja- tai hallinnoijatahon kanssa.