Asiointi kirjaamossa ja arkistossa

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) asiakirjahallinnon vastuualueeseen kuuluvat THL:n asiakirjahallinnon kehittäminen ja johtaminen. Asiakirjahallinto ylläpitää arkistolaissa (831/1994) edellytettyä tiedonhallintasuunnitelmaa ja kehittää asianhallintajärjestelmää.

Kirjaamo

Viranomaisten toimintaa julkisuudessa koskevan lain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista. THL:n kirjaamo vastaa rekisteröityjä asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamo myös ylläpitää asiarekisteriä THL:n käsittelemistä asioista, niihin liittyvistä asiakirjoista ja käsittelyvaiheista.

Tietopyynnön tekijän on esitettävä lakiperuste pyynnön yhteydessä, jos hän oikeutettu saamaan tietopyynnön maksutta. Jäljenteistä peritään maksu hinnaston mukaisesti.

THL:ssä säilytettävistä aineistoista voi saada jäljenteitä maksua vastaan.
Hinnasto

Viralliset asiakirjat toimitetaan THL:n kirjaamoon. Kun asiakirja on vastaanotettu kirjaamossa, asia on samalla saatettu vireille. Kirjaamossa asiakirja rekisteröidään ja siirretään valmisteltavaksi asiaa hoitavalle työntekijälle. Rekisteröinti on tärkeää oikeusturvan ja asian käsittelyn seurannan kannalta. Kun asia on ratkaistu, lähettäjälle tai hakijalle lähetetään tieto asian ratkaisemisesta.

Salassa pidettäviä tietoja sisältävien asiakirjojen saamiseksi käyttöön tarvitaan tutkimuslupa tai muu lupa. Kirjalliset lupahakemukset lähetetään THL:n kirjaamoon.
Tutkimuslupaohjeet

Sähköinen asiointi

Sähköpostin kautta voidaan hoitaa asioita, jotka eivät edellytä virallista allekirjoitusta. Esimerkiksi työpaikkahakemukset, lausunnot tai tietopyynnöt voidaan lähettää sähköpostilla.

• Merkitse sähköpostiviestiin selkeästi nimesi, yhteystietosi ja asia, jota viesti koskee.
• Lähetä viesti THL:n viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo(at)thl.fi, josta se toimitetaan rekisteröinnin jälkeen asian käsittelijälle.
• Saat vastaanottokuittauksen, kun sähköpostijärjestelmä on vastaanottanut viestisi.

Huomaathan sähköpostia lähettäessäsi, että sähköpostiliikenne kulkee tietoverkossa salaamattomana. Jos haluat salata viestisi, käytä Turvapostia tai THL:n kirjaamon julkisella avaimella salattua sähköpostia. Julkisen avaimen voi hakea Väestörekisterikeskuksen varmennehakemistosta  nimellä ”Terveyden ja hyvinvoinnin laitos” (Kohta ” VRK CA for Service Providers” valittuna).
Väestörekisterikeskuksen varmennehakemisto

Tietopyynnöt

Kirjaamoon tarkoitetut tietopyynnöt voi tehdä oheisella lomakkeella, jotka tulee lähettää THL:ään joko sähköpostilla: kirjaamo(at)thl.fi tai postitse lomakkeessa mainittuun osoitteeseen.
Tietopyyntölomake (pdf 73 kt)
Tietopyyntölomake (doc 127 kt)

Arkisto

Arkisto säilyttää THL:n ja sitä edeltäneiden virastojen arkistoaineistoja ja vastaa niihin kohdistuvasta tietopalvelusta. THL:ssä säilytettävistä aineistoista voi saada jäljenteitä maksua vastaan.
Hinnasto
Arkistoaineistot

Salassa pidettäviä tietoja sisältävien asiakirjojen saamiseksi käyttöön tarvitaan tutkimuslupa. Kirjalliset lupahakemukset lähetetään THL:n kirjaamoon.