Käyttöluvan hakeminen

Sosiaali- ja terveydenhuollon salassa pidettävien tietojen tutkimusluvan anomiseen käytetään hallinnonalan yhteistä lupahakemuslomaketta. Ennen lomakkeen täyttämistä hakijan tulee tutustua lupaohjeeseen. Hakemuksen liitteenä toimitetaan lupaohjeessa edellytetyt asiakirjat.

• Lupahakemuslomake (rtf 276 kt)
• Lupaohje (pdf 62 kt)

Tutkimuksessa tarvittavat tiedot tulee huolellisesti yksilöidä hakemuksessa. Mikäli hakemus koskee potilasasiakirjojen tai sosiaalihuollon asiakirjojen tutkimuskäyttöä, hakijan on syytä olla yhteydessä asiakirjojen rekisterinpitäjiin jo lupahakemuksen valmisteluvaiheessa. THL:lle esitetystä lupahakemuksesta tulee ilmetä, että tutkimuksessa käytettävien asiakirjatietojen keruutavasta, sisällöstä ja suojauksesta on asianmukaisesti sovittu rekisterinpitäjien kanssa.

Allekirjoitettu lupahakemuslomake liitteineen toimitetaan THL:n kirjaamoon. 

Postiosoite
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Kirjaamo, PL 30
00271 Helsinki

Lomakkeen liitteet voidaan toimittaa myös sähköisesti osoitteeseen kirjaamo(at)thl.fi.

Käyttölupaprosessi THL:ssä

1. THL vastaanottaa lupahakemuksen liitteineen. Käsittelijä tarkastaa hakemusasiakirjat.
2. THL pyytää hakemuksesta tietosuojavaltuutetun ja rekisteriasiantuntijoiden lausunnot. Tietosuojavaltuutetun kuuleminen on lakisääteistä ja koskee terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä.
3. Lausuntokierroksen jälkeen käsittelijä pyytää hakijalta tarvittaessa lisäselvitystä.
4. Hakijan toimitettua asian ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot ja selvitykset THL antaa hakemuksesta myönteisen tai kielteisen päätöksen.

Käsittelyaika

Käyttölupaprosessi kestää yleensä joitakin kuukausia. Hakemuksen käsittelyaikaan vaikuttavat lupaviranomaiselle toimitettujen tietojen ja selvitysten asianmukaisuus sekä hakemuksesta saatavat lausunnot. Hakijan on syytä kiinnittää huomiota hakemuksen huolelliseen täyttämiseen ja liitteiden oikeellisuuteen jo hakemuksen valmisteluvaiheessa.

THL informoi hakijaa sähköpostitse hakemuksen vastaanottamisesta ja käsittelyn eri vaiheista. Jos hakijoita on useampia, informointiviestit lähetetään vain hakemuksessa ilmoitetulle yhdyshenkilölle.

Maksu

Tutkimuslupaa koskeva päätös maksaa 200 euroa. Opinnäytetyöhön liittyvän tutkimuslupapäätöksen hinta on 75 euroa.

Myönteisestä ja kielteisestä päätöksestä peritään samansuuruinen maksu.