Aineiston hävittäminen tai arkistointi

Tutkimusaineisto, jonka henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi, tulee henkilötietolain (523/1999) mukaan joko

• hävittää

• siirtää arkistoitavaksi

• sen tiedot muuttaa sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa.

Aineiston hävittämisen, arkistoinnin tai pysyvän anonymisoinnin tulee tapahtua viimeistään tutkimusluvan määräajan päättyessä. Lupaehdot voivat myös edellyttää hävittämisestä tai arkistoinnista toimitettavaa ilmoitusta lupaviranomaiselle.

Hävittäminen

Koska sosiaali- ja terveydenhuollon henkilötiedot ovat arkaluonteisia, tulisi tutkimusaineisto pääsääntöisesti hävittää tutkimuksen päättyessä.

Arkistointi

Henkilötietoja sisältävän tutkimusaineiston arkistointi edellyttää useimmiten, että tutkimusta suorittava rekisterinpitäjä on viranomainen. Tällöin rekisterinpitäjä voi arkistoida tutkimusaineiston arkistolaissa (831/1994) säädetyllä tavalla.

Yksityinen rekisterinpitäjä voi arkistoida tieteellisen tutkimuksen tai muun syyn kannalta merkityksellisen tutkimusaineiston, jos kansallisarkisto myöntää siihen luvan. Tutkimusaineisto voidaan arkistoida korkeakoulun, tutkimustyötä lakisääteisenä tehtävänä suorittavan laitoksen tai viranomaisen arkistoon.

Anonymisointi

Aineisto voidaan myös muuttaa pysyvästi sellaiseen muotoon, etteivät tiedon kohteet ole siitä tunnistettavissa.

Tunnistamisen mahdollisuutta on arvioitava aineistokohtaisesti. Esimerkiksi pelkkä nimien ja henkilötunnusten poistaminen ei usein tee henkilörekisteristä vielä anonyymia. Rekisteriaineiston aito anonymisointi edellyttää sekä suoran että välillisen tunnistamisen mahdollisuuden poistamista sekä tunnisteavaimen hävittämistä.